Kommunikation zwischen Prüfungsleitung bzw. Assozierten und E-Prüfungssupportteam

VorRollen: einigenAlle, Semesternaußer wurdenTeilnehmer:in

E-Prüfungen

Anforderung eingeführt. Die Kommunikation zum Zeitpunkt der Einführung war nur unzureichend, wegen noch nicht vorhandener Erfahrungen geregelt. Nun sind die Erfahrungen vorhanden und wir möchten einen Standardweg zur Kommunikation vorstellen. Es soll dafür gesorgt werden, dassan die Kommunikation

für

Üblicherweise diewird verschiedenenversucht Mitgliederfrühzeitig mit Ihnen als Prüfungsleitung zusammenzuarbeiten, das heißt im Idealfall schon vor Beginn der Vorlesungszeit oder in den ersten Wochen des Semesters.
Ihr E-Prüfungssupportteamsfungs-Support-Team transparenterund wird.Sie Beispielsweisemüssen mussje einenach ÜbergabePhase der Vorbereitung und Nachbereitung mehr oder häufig Absprachen, Beratungen, Abgleiche, Reviews und ähnliches Durchführen. Dies ist von Ihrer Vorerfahrung abhängig, wie und welche Themenkomplexe von Ihnen autonom bearbeitet werden können.

Auf der anderen Seite hat das Supportteam auch Rückfragen an Sie oder möchte Sie bezüglich Themen oder entstehender Situationen Beraten, Coachen oder Informieren.

Wenn E-Prüfungsteammitglieder mit Ihnen Kontakt aufnehmen, dann halten Sie bitte folgendes im Krankheitsfall ohne Weiteres möglich sein.

Standardkommunikation über KIX - Ticketsystem der TUDa

Regeln zur Kommunikation über Klausuren:Hinterkopf:

• ImWenn BetreffSie sollper immerEmail deroder NameMoodle VeranstaltungForum enthaltenkontaktiert seinwerden, dann antworten Sie doch auch bitte zügig und wenn es nur eine Lesebestätigung ist und sich bald darum kümmern werden.
• Wenn kontaktiert werden bezüglich eines Meetings, dann seien auch bereit je nach Dringlichkeit einen Termin zu ermöglichen. Schriftliche Kommunikation hat oft die Gefahr, dass Mißverständnisse im Raum stehen bleiben, die in einem Gespräch schnell erkannt werden. Abfolgen von schriftlichen Nachrichten können sich unangemessen
• Meetings gerade per Videokonferenz bieten die Möglichkeit Coachings etc. durchzuführen.
• Das E-Prüfungs-Support-Team betreut viele Prüfungen gleichzeitig neben turnusmäßigen Aufgaben, wie Dokumentation, Testläufe, Kursvorlagenüberarbeitung und viele weitere Wartungsarbeiten. Es hat Erfahrung.
• Die Kommunikation beginnt mit einer EmailArbeit an diePrüfungen Email-Adresse: e-pruefungen@tu-darmstadt.de
• Dadurch wird ein Ticket in KIX erzeugt.
• Wenn für Ihre Prüfung breits ein Ticket erzeugt wurde, dann geben Sie die Ticketnummer hinter den Betreff mit an. Die Ticketnummer hat immer die Form [HRZ#{Nummer}] Beispiele für Betreff:
  • ABC-Programmierkurs: Klausurplanung [HRZ#2024011176001227]
  • ABC-Programmierkurs: Rückfrage TUGrade-Aufgabentyp [HRZ#2024011176001227]
  • RE: ABC-Programmierkurs: Klausurplanung [HRZ#2024011176001227]
• Richten Sie Ihre Email auch an die Personen, welche mitlesen sollen per AN oder CC Feld.
• Falls Sie ein Neues Ticket erstellen und schon klar ist, wer die zuständige Person im E-Pruefungsteam sein soll. Dann erwähnen Sie im Betreff oder am Anfang der Nachricht wer zuständig sein soll, damit das richtige Teammitglied das Ticket in Besitz nehmen kann.
• Supportteammitglieder werden, die Email e-pruefungen@tu-darmstadt.demuss in der KommunikationGrößenordnung mitmehrerer Wochen vor der Prüfungsleitungenfung üblicherweisestarten. miteinbeziehenAn dieser Stelle wird kein harter Startzeit genannt, aber stellen Sie je nach Kursgröße auf 12 bis 6 Wochen vor der Prüfung ein.
• Das E-Prüfungsteam ist nicht unendlich belastbar und nachmuss Möglichkeitdie aufanfallenden bestehendeArbeiten Ticketsan antworten.
Prüfungen
• Zuzeitlich verteilen. Teammitglieder können nicht exklusiv an einer Prüfung gehörenden2 TicketnummernWochen sollten nach Möglichkeit auch im Kursleitungsforum hinterlegt werden.
• Alternative Kommunikationsformen können vereinbart werden, wenn Übergaben und vollständige Einsehrbarkeit in den bisherigen Nachrichtenverkehr leicht bewerkstelligbar sind. Beispiele, welche die Anforderungen erfüllen
  • Kursleitungsforum imvor Prüfungskurs
  fung
  • eigener Discord Serverarbeiten.
• Themen wie Fehler von Moodle, Login Probleme, schlechte Moodle-Einstellungen, Verbesserungsvorschläge oder Ähnliches, die nicht spezifisch Ihrer Klausuren zugeordnet werden können, sondern mutmaßlich von allgemeiner Natur sind: Bitte als neues Ticket an e-pruefungen@tu-darmstadt.de oder moodle@tu-darmstadt.de richten.

Warum ist die Kommunikation über das Ticketsystem so wichtig?

Rund um das E-Prüfungsteam entstehen viele Emails und andere Nachrichten. Emails zu sortieren und durchsuchen braucht Zeit und macht Aufwand. Mit den Ticketnummern und dem Veranstaltungsnamen im Betreff sowie dem Ticketsystem ordnen sich die Email von selbst. Zudem können weitere Personen leicht in den Emailverkehr einbezogen werden. Das Supportteam kann beispielsweise Kommunikationsprobleme eindämmen, die durch plötzliche Verhinderung einer Person eintreten. Ein Teammitglied ist im Urlaub, krank oder sonst wie nicht erreichbar, dann kann auch nicht in das Email Postfach geschaut werden. Beim Ticketsystem können sich die Teammitglieder die Tickets anderer Teammitglieder im Bedarfsfall anschauen. Bei längerer Abwesenheit können die Tickets von den anderen Teammitgliedern übernommmen werden.

Apell: Bitte immer an e-prüfungen@tu-darmstadt.de im Betreff die Veranstaltung und vorhandene Tickets weiterführen für eine Klausur.