Kommunikation zwischen Prüfungsleitung bzw. Assozierten und E-Prüfungssupportteam

Vor einigen Semestern wurden E-Prüfungen eingeführt. Die Kommunikation zum Zeitpunkt der Einführung war nur unzureichend, wegen noch nicht vorhandener Erfahrungen geregelt. Nun sind die Erfahrungen vorhanden und wir möchten einen Standardweg zur Kommunikation vorstellen. Es soll dafür gesorgt werden, dass die Kommunikation für die verschiedenen Mitglieder des E-Prüfungssupportteams transparenter wird. Beispielsweise muss eine Übergabe im Krankheitsfall ohne Weiteres möglich sein.

Standardkommunikation über KIX - Ticketsystem der TUDa

Regeln zur Kommunikation über Klausuren:

• Im Betreff soll immer der Name Veranstaltung enthalten sein
• Die Kommunikation beginnt mit einer Email an die Email-Adresse: e-pruefungen@tu-darmstadt.de
• Dadurch wird ein Ticket in KIX erzeugt.
• Wenn für Ihre Prüfung breits ein Ticket erzeugt wurde, dann geben Sie die Ticketnummer hinter den Betreff mit an. Die Ticketnummer hat immer die Form [HRZ#{Nummer}] Beispiele für Betreff:
  • ABC-Programmierkurs: Klausurplanung [HRZ#2024011176001227]
  • ABC-Programmierkurs: Rückfrage TUGrade-Aufgabentyp [HRZ#2024011176001227]
  • RE: ABC-Programmierkurs: Klausurplanung [HRZ#2024011176001227]
• Richten Sie Ihre Email auch an die Personen, welche mitlesen sollen per AN oder CC Feld.
• Falls Sie ein Neues Ticket erstellen und schon klar ist, wer die zuständige Person im E-Pruefungsteam sein soll. Dann erwähnen Sie im Betreff oder am Anfang der Nachricht wer zuständig sein soll, damit das richtige Teammitglied das Ticket in Besitz nehmen kann.
• Supportteammitglieder werden, die Email e-pruefungen@tu-darmstadt.de in der Kommunikation mit Prüfungsleitungen üblicherweise miteinbeziehen und nach Möglichkeit auf bestehende Tickets antworten.
• Zu einer Prüfung gehörenden Ticketnummern sollten nach Möglichkeit auch im Kursleitungsforum hinterlegt werden.
• Alternative Kommunikationsformen können vereinbart werden, wenn Übergaben und vollständige Einsehrbarkeit in den bisherigen Nachrichtenverkehr leicht bewerkstelligbar sind. Beispiele, welche die Anforderungen erfüllen
  • Kursleitungsforum im Prüfungskurs
  • eigener Discord Server
• Themen wie Fehler von Moodle, Login Probleme, schlechte Moodle-Einstellungen, Verbesserungsvorschläge oder Ähnliches, die nicht spezifisch Ihrer Klausuren zugeordnet werden können, sondern mutmaßlich von allgemeiner Natur sind: Bitte als neues Ticket an e-pruefungen@tu-darmstadt.de oder moodle@tu-darmstadt.de richten.

Warum ist die Kommunikation über das Ticketsystem so wichtig?

Rund um das E-Prüfungsteam entstehen viele Emails und andere Nachrichten. Emails zu sortieren und durchsuchen braucht Zeit und macht Aufwand. Mit den Ticketnummern und dem Veranstaltungsnamen im Betreff sowie dem Ticketsystem ordnen sich die Email von selbst. Zudem können weitere Personen leicht in den Emailverkehr einbezogen werden. Das Supportteam kann beispielsweise Kommunikationsprobleme eindämmen, die durch plötzliche Verhinderung einer Person eintreten. Ein Teammitglied ist im Urlaub, krank oder sonst wie nicht erreichbar, dann kann auch nicht in das Email Postfach geschaut werden. Beim Ticketsystem können sich die Teammitglieder die Tickets anderer Teammitglieder im Bedarfsfall anschauen. Bei längerer Abwesenheit können die Tickets von den anderen Teammitgliedern übernommmen werden.

Apell: Bitte immer an e-prüfungen@tu-darmstadt.de im Betreff die Veranstaltung und vorhandene Tickets weiterführen für eine Klausur.