Nutzungsbedingungen SMOWL-Fernaufsichtsprüfung

Nutzungsbedingungen des Betreibers E-Learning Gruppe

Datenschutz und Rechtliches

SMOWL ist ein spanischer Anbieter für Fernaufsichtssoftware, die Datenverarbeitung findet auf AWS Servern statt. Diese Datenverarbeitung ist, aber seit 11. Juli 2023 durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission gedeckt.
Sie können nur an der Fernaufsichtsprüfung mit SMOWL teilnehmen, wenn Sie eine Anmeldung durchgeführt haben oder Ihr Antrag zur Fernaufsichtsprüfung akzeptiert wurde.
Sie können nur an der Fernaufsichtsprüfung mit SMOWL teilnehmen, wenn Sie die Nutzungsbedingungen (diese hier) und Prüfungsrichtlinien akzeptieren.
SMOWL ist freigegeben zur freiwilligen Verwendung

Vorbereitungen und Verhaltensregeln während der SMOWL-Fernaufsichtsprüfung

Während der Prüfung ist Reden nicht gestattet:
- Verhalten Sie sich wie bei einer Prüfung vor Ort.
- Unaufgefordertes Reden kann Ihnen die Prüfungsleitung als Täuschungsversuch auslegen.
Die frontale Kamera korrekt einstellen. Das betrifft vor allem folgende Punkte:
- Die Aufnahme sollte das komplette Gesicht und einen Teil des Oberkörpers aufnehmen.
- Die Aufnahme muss frontal sein.
- Die Aufnahme muss gut beleuchtet sein. Achten Sie darauf, dass Rollläden, Lampen etc. im VORHINEIN korrekt eingestellt sind.
- Testen Sie Ihr Computersetup mit einer Kamera-App bzw. einem Zoommeeting
- Wenn die Aufnahmeregelungen nicht beachtet werden, dann kann dies als Täuschungsversuch ausgelegt werden oder zur Annullierung der Prüfung führen.
Die Smartphone-Kamera ist korrekt einzustellen.
- Das Blickfeld soll den Arbeitsbereich (Maus, Tastatur, Monitore und andere erlaubte Hilfsmittel) abdecken
- Ihr Kopf ist seitlich zu sehen, es ist ausreichend, wenn Sie irgendwie erkennbar sind.
- Die Position der Smartphone Kamera ist seitlich neben Ihnen üblicherweise, damit alle Anforderungen erfüllt werden können.
Der Desktop ist zu teilen und wird aufgenommen.
Empfehlung: Am besten ein zweites Eingabegerät bereit halten, für den Fall, dass das Erste nicht mehr funktioniert. Ansonsten sind Sie während der Prüfung unfähig, Eingaben zu tätigen.
Empfehlung: Schreiben Sie die im Prüfungskurs ausgewiesene Hotline-Nummer für technische Probleme auf einen Zettel für den Fall einer Netzwerkunterbrechung.

Moodle und SMOWL:

SMOWL wird Sie niemals automatisiert von der Prüfung ausschließen. Die Prüfungsleitung entscheidet über Täuschungsversuche.
Bei Verbindungsabrissen oder Ähnlichem: Sie können, wenn die Prüfungsleitung nichts anderes festlegt, die Prüfung immer wieder betreten bis die Prüfung abgegeben wurde.
Sie müssen eine aktuelle Version eines gängigen Webbrowser verwenden. Beispielsweise
Sie verpflichten sich das Programm CM, das Bestandteil von SMOWL ist zu installieren und dieses nicht zu manipulieren.
Sie stimmen zu, dass SMOWL Aufzeichnungen von einer Webcam, dem Computermikrofon, dem Desktop, der Browserhistorie und der ausgeführten Programme während der Prüfung auf Ihrem Endgerät tätigt und mit einem symmetrischen Schlüssel vom Prüfungskurs verschlüsselt. Die verschlüsselten Daten werden in einem europäischen Rechenzentrum der Amazon Cloud aufbewahrt. Unverschlüsselten Zugriff auf diese Daten hat nur die Prüfungsleitung und die Administration für Fernaufsichtsprüfungen sowie die SMOWL Serverfarm in Spanien, welche das Postprocessing durchführt. Die prozessierten Daten werden wieder verschlüsselt in der Amazon Cloud hinterlegt und bleiben für den Cloudbetreiber weiterhin unbrauchbar.
Sie stimmen zu das die Aufnahmen nach Täuschungsverdachtsfällen gefiltert werden und von der Prüfungsleitung untersucht werden. Eventuell belastendes Aufzeichnungsmaterial wird zur Beweisführung von Täuschungsverdachtsfällen verwendet.
Beim Einsatz von SMOWL kann die Anzahl der Bildschirme beschränkt werden. Wenn in den Prüfungsrichtlinien diesbezüglich nichts geregelt ist, dann dürfen Sie mehrere Monitore verwenden,
Das Deaktivieren von Webcam, Smartphone-Kamera oder Mikrofon während der Prüfung wird als Täuschungsversuch gewertet.
Bei Ausfall von Webcam oder Smartphone-Cam oder Mikrofon wegen eines technischen Problems kann dies zur Annullierung des Prüfungsversuchs führen.
Sie nehmen zur Kenntnis, das SMOWL wenig Feedback während der Prüfung über Verstöße gibt.
Alle Vorfälle werden im Nachgang analysiert. Alle Entscheidungen über den Ausgang legt die Prüfungsleitung fest.
SMOWL wird Ihr Verhalten untersuchen und Auffälligkeiten markieren. Verhalten Sie sich unter Beachtung der zugelassenen Hilfsmittel angemessen.
SMOWL wird Protokollieren, wenn Sie sich aus dem Sichtfeld der Kameras entfernen. Die Prüfungsleitung wird mit den Protokollen abgleichen, ob die Abwesenheit genehmigt wurde.
SMOWL wird Ihr Nutzerverhalten bezüglich Audiopegel, Gespräche und Interaktion mit dem Browser sowie Programmen untersuchen, um Anomalien festzustellen.
SMOWL und Moodle Exam liefern der Prüfungsleitung Daten über Ihre Internetverbindung und ihren Standort. Wenn mehrere Personen über die gleiche Internetverbindung verbunden sind, dann werden diese Einreichungen besonders stark verglichen.
Die von SMOWL gesammelten Daten werden gelöscht sobald alle offenen Verfahren bezüglich: Täuschungsvorfälle, unter Vorbehalt erledigte Prüfungen und Widerspruchsverfahren abgeschlossen sind.
Die gesammelten Verkehrsdaten und Logeinträge der Prüfungsinstanz von Moodle werden gelöscht, wenn alle Widerspruchsverfahren, Täuschungsvorfälle und unter Vorbehalt geschriebene Prüfungen aufgelöst sind.
Einsicht in die von SMOWL gesammelten Daten ist bei der Prüfungsleitung zu beantragen.
Die Einstellungen von SMOWL werden in den Prüfungsrichtlinien offen gelegt.

Begleitmeeting per Zoom und Hotline

Als Rückkanal für technische Probleme kann ein Zoom Meeting eingerichtet werden und/oder eine Telefon-Hotline.
Die Hotline ist reserviert für schwere Probleme, das heißt die Netzwerkverbindung ist derart zusammengebrochen, dass das Zoom-Meeting nicht betreten werden kann zur Problembehandlung.
Die Prüfungsleitung kann in den Klausurrichtlinien festlegen, ob das Meeting verpflichtend ist oder freiwillig. Falls nichts geregelt, dann ist es freiwillig.
Die Rückfragen sind per Chat einzureichen.
Im Begleitmeeting ist, wenn nicht anders angeordnet ist die Kamera und das Mikrofon deaktiviert zu belassen.
Das Begleitmeeting kann nur mit einem Zoom-Konto mit TU-Campus Lizenz betreten werden. Die Campuslizenz für Zoom wird über das HRZ eingerichtet: Zoom X HRZ
Inhaltliche Rückfragen werden nur in Ausnahmefällen beantwortet. Verständnisfragen bezüglich der Aufgabenstellung werden beantwortet. Diese sind an die Prüfungsleitung zu richten mit Hilfe des Zoom-Chats.
Ansagen während der Prüfung erfolgen per Zoom-Chat und es erfolgt gegebenenfalls ein mündlicher Hinweis auf den Chat zu achten.
Die Prüfungsleitung behält sich vor Chatverläufe, Screenshots oder Videoausschnitte anzufertigen, wenn ein Täuschungsverdacht akut vorliegt.
Bei individuellen Problemen durch äußere Einflüsse wie Baulärm oder Ähnliches ist die Aufsicht oder die Prüfungsleitung zu informieren, welche den Vorgang protokolliert. Die Prüfungsleitung entscheidet, wie weiterfahren wird.
Toilettengänge sind bei der Prüfungsleitung durch den Zoom-Chat anzumelden und werden durch die Prüfungsleitung genehmigt oder in eine geordnete Reihenfolge gebracht. Melden Sie sich zurück, wenn Sie fertig sind.
Allen Anordnungen bezüglich der Prüfung haben Sie nach Aufforderung unverzüglich Folge zu leisten.

Ausweiskontrolle

Beachten Sie unbedingt: Der Registierungsprozess für SMOWL gilt für SMOWL Klausuren auch für Demoklausuren. Erledigen Sie die Registrierung immer gewissenhaft!
Es wird einmalig zu Beginn der Testlaufs/Klausur ein Bild von Ihnen und Ihrem Lichtbildausweis aufgenommen.
Die Kombination aus einer Videoaufnahmesequenz, Bild Ihres Gesichtes und Lichtbildausweis wird einmalig gegenseitig verglichen durch SMOWL.
Diese Kombination dient als Referenzmaterial um die Aufnahmen Ihrer Person während der Klausur zu vergleichen. Nach der Klausur erhält die Prüfungsleitung Rückmeldung über die Fälle, die nicht automatisiert positiv entschieden werden konnten und muss diese Sichten.
Im Bedarfsfall wird ein nachträgliches Ausweiskontrollmeeting angeordnet. Dabei sind Studienausweis und amtlicher Lichtbildausweis vorzulegen. Das Meeting erfordert den Einsatz der Zoom-Campus-Lizenz.

Erkrankungen

Im Falle einer Erkrankung ist vor der Prüfung ist ein Attest einzureichen. Nachträgliche Abmeldungen können nicht berücksichtigt werden. Sollten Sie während der Prüfung erkranken, dann muss dies durch ein ärztliches Attest belegt werden.

Erklärungen

Mit betreten der Prüfung bestätigen Sie, die Einreichungen der Prüfung alleine und ohne Hilfe Dritter anzufertigen. Sie verwenden keine unerlaubten Hilfsmittel. Nähere Regelungen zu den Hilfsmitteln und Quellen sind in den Klausurrichtlinien einzusehen.

English version

Terms of use of the operator E-Learning Group

Data protection and legal matters

SMOWL is a Spanish provider of remote supervision software, the data processing takes place on AWS servers. This data processing is covered by an adequacy decision of the EU Commission since 11 July 2023.

You can only participate in the remote supervisory examination with SMOWL if you have completed a registration or your application for the remote supervisory examination has been accepted.

You can only take part in the remote supervisory examination with SMOWL if you accept the terms of use (these here) and examination guidelines.

SMOWL is released for voluntary use

Preparations and rules of behaviour during the SMOWL remote supervision exam

Talking is not permitted during the exam:

Behave as you would during an on-site examination.

Speaking without being asked can be interpreted by the examiner as an attempt to cheat.

Set up the front camera correctly. This applies in particular to the following points:

The shot should include the entire face and part of the upper body.

The shot must be frontal.

The shot must be well lit. Make sure that shutters, lamps etc. are set correctly IN ADVANCE.

Test your computer setup with a camera app or a Zoom meeting

If the recording rules are not observed, this can be interpreted as an attempt to cheat or lead to the cancellation of the exam.

The smartphone camera must be set correctly.

The field of vision should cover the working area (mouse, keyboard, monitors and other permitted aids)

Your head can be seen from the side, it is sufficient if you are somehow recognisable.

The position of the smartphone camera is usually to the side of you so that all requirements can be met.

The desktop is to be shared and is recorded.

Recommendation: It is best to have a second input device ready in case the first one stops working. Otherwise you will be unable to make entries during the exam.

Recommendation: Write down the hotline number for technical problems provided in the exam course on a piece of paper in case of a network interruption.

Moodle and SMOWL:

SMOWL will never automatically exclude you from the exam. The examination centre will decide on attempts to cheat.

In the event of disconnections or similar: Unless the exam organiser decides otherwise, you can re-enter the exam at any time until the exam has been handed in.

You must use a current version of a common web browser. For example

You undertake to install the CM programme, which is part of SMOWL, and not to manipulate it.

You agree that SMOWL will make recordings of a webcam, computer microphone, desktop, browser history and programmes executed during the exam on your end device and encrypt them with a symmetric key from the exam course. The encrypted data is stored in a European data centre in the Amazon Cloud. Only the examination management and the administration for remote supervisory examinations as well as the SMOWL server farm in Spain, which carries out the post-processing, have unencrypted access to this data. The processed data is stored in encrypted form in the Amazon cloud and remains unusable for the cloud operator.

You agree that the recordings will be filtered for suspected cases of cheating and analysed by the examination management. Any incriminating recording material will be used as evidence in cases of suspected cheating.

When using SMOWL, the number of monitors can be limited. If nothing is specified in the examination guidelines, you may use multiple monitors,

Deactivating the webcam, smartphone camera or microphone during the exam will be categorised as an attempt to cheat.

Failure of the webcam or smartphone cam or microphone due to a technical problem may result in cancellation of the examination attempt.

You acknowledge that SMOWL will provide little feedback during the exam about any offences.

All incidents are analysed afterwards. All decisions on the outcome are made by the examination management.

SMOWL will examine your behaviour and highlight any anomalies. Behave appropriately in compliance with the authorised aids.

SMOWL will record if you leave the field of vision of the cameras. The audit manager will check the logs to see if the absence was authorised.

SMOWL will examine your user behaviour with regard to audio levels, conversations and interaction with the browser and programs in order to detect anomalies.

SMOWL and Moodle Exam provide the exam centre with data about your internet connection and your location. If several people are connected via the same internet connection, then these submissions will be compared particularly closely.

The data collected by SMOWL will be deleted as soon as all open procedures regarding: cheating incidents, conditionally completed examinations and appeal procedures have been completed.

The traffic data and log entries collected by the Moodle examination centre will be deleted once all objection procedures, incidents of cheating and conditional examinations have been resolved.

Access to the data collected by SMOWL must be requested from the examination centre.

The settings of SMOWL are disclosed in the examination guidelines.

Support meeting via Zoom and hotline

A Zoom meeting and/or a telephone hotline can be set up as a feedback channel for technical problems.

The hotline is reserved for serious problems, i.e. the network connection has broken down to such an extent that the Zoom meeting cannot be accessed for troubleshooting.

The exam management can specify in the exam guidelines whether the meeting is mandatory or voluntary. If nothing is specified, then it is voluntary.

Questions are to be submitted via chat.

Unless otherwise instructed, the camera and microphone must be left deactivated in the accompanying meeting.

The accompanying meeting can only be accessed with a Zoom account with a TU-Campus licence. The campus licence for Zoom is set up via the HRZ: Zoom X HRZ

Questions regarding content will only be answered in exceptional cases. Questions of understanding regarding the task will be answered. These are to be addressed to the exam proctor using the Zoom chat.

Announcements during the exam will be made via Zoom chat and, if necessary, a verbal reminder will be given to pay attention to the chat.

The examination management reserves the right to take chat histories, screenshots or video clips if there is an acute suspicion of cheating.

In the event of individual problems due to external influences such as construction noise or similar, the invigilator or the examination management must be informed, who will record the process. The examination supervisor will decide how to proceed.

Toilet visits must be registered with the examination centre via Zoom chat and will be approved or put in an orderly sequence by the examination centre. Report back when you have finished.

You must comply with all instructions regarding the examination immediately upon request.

Identity check

Please note: The registration process for SMOWL also applies to SMOWL exams for demo exams. Always complete the registration conscientiously!

A picture of you and your photo ID will be taken once at the start of the test run/exam.

The combination of a video recording sequence, picture of your face and photo ID will be compared once by SMOWL.

This combination serves as reference material to compare the recordings of your person during the exam. After the exam, the exam management receives feedback on the cases that could not be automatically decided in favour and must review them.

If necessary, a subsequent ID check meeting will be organised. Student ID and official photo ID must be presented. The meeting requires the use of the Zoom Campus licence.

Illnesses

In the event of illness, a medical certificate must be submitted before the examination. Subsequent cancellations cannot be considered. If you fall ill during the examination, this must be documented by a doctor's certificate.

Declarations

By entering the examination, you confirm that you will complete the submissions for the examination on your own and without the help of third parties. You will not use any unauthorised aids. More detailed regulations on aids and sources can be found in the examination guidelines.